古人云：人非聖賢，孰能無過？當下屬做錯事情或犯錯誤時，上司應當及時指出、適當批評，使其不至於出現更大的偏差而影響全局工作。但在批評下屬時，要注意方式方法，儘量做到讓下屬樂於接受批評，並加以改正。外國有句諺語「關鍵不在於你說什麼，而在於你怎麼說」，就包含這方面的意思。如果將批評運用得當，那麼它就和表揚一樣，是激勵下級的一種有效方法。這確實需要上司掌握一些批評的語言藝術。
●否定和批評下級的基本原則
雖說中國有句古訓，叫作「聞過則喜」，然而並不是每個人都能愉快地接受別人的批評。上級批評下級，要使下級達到心悅誠服，沒有「以權壓人」「以勢壓人」之感，必須遵循以下幾個原則：
1.實事求是
進行批評，態度和方法都很重要，但最基本的還是事實準確與否、有無出入、該不該某人負責。如果事先調查不夠，事實真相與得到的情況有差異，被批評者就難以接受；如果有人提供了情況，打了「小報告」，上司以此為據，大加批評，那就更加難以服人了。所以，上級批評下級，事實要準確，責任要分清，原因要查明。從實際出發，弄清事情的本來面目，找出問題的原因，合理地分清責任，這樣才能使批評有理有據，既不誇大，又不失察，下級當然會心服口服了。所以，上級批評和否定下級，必須以事實為依據，不能隨心所欲，更不能以感情代替原則。
2.自責在先
否定和批評下級，固然是因為下級有了過失，但與此同時，處於指揮和監督崗位的上級，也有不可推卸的間接責任。假如上級仿佛沒自己什麼事兒一樣，盛氣凌人，只把下級批評一頓，卻不肯承擔責任，下級便有自己在上司心目中一無是處的委屈之感，雖然表面未必反駁，但心中已耿耿於懷，成了上級工作的對立面。因此，在批評下級時，上司最好首先自責，進而再點出下級的錯誤，使下級有上司與他共同承擔錯誤之感，產生負疚之情。這樣，在以後的交談中上司說多說少、說深說淺，下級不僅都能基本上承受得了，而且還融洽了彼此之間的感情，不至於弄得不歡而散。
3.對事不對人
正確的批評應該是對事不對人。雖然被批評的是人，但絕不能搞人身攻擊、情緒發泄，因為要解決的是問題，目的是今後把事情辦好。只要錯誤得到了改正、問題得到了解決，批評就是成功的。因此，上司必須首先弄清事情的來龍去脈，據此同下級一起分析問題的成敗得失，做到以理服人。由於對事不對人，下級便會積極主動地協助上司解決問題。反之，不分青紅皂白，撇開問題而教訓人，就容易感情用事，使下級誤以為上司在蓄意整人而引起思想疙瘩，一時難解。
4.因人而異
既然批評是針對人的工作，就必須因人而異。那種企圖用單一的模式生套現實問題的做法，只能適得其反。因人而異，就必須考慮被批評對象的各種具體情況。
不同行業有不同行業的批評要求；同一行業，不同工種、不同級別有不同的否定藝術。對工作能手和初學者，對擔任管理工作的下級和一般工作人員的批評也應該是不一樣的。一般來說，隨着下級工作熟練程度和崗位級別的提高，要求應該越來越嚴格，雖然方式各有不同。
同樣的問題，對不同年齡的人的批評也是有差別的。對年長的人，一般應用商討的語言；對年齡相差不多的人，就可以自由一些，畢竟彼此共同的地方多一些；對年少的下級，就應適當增加一些開導的語句，使其印象深刻。並且，批評時的稱謂也是有差別的。對年長的人加上謙詞，如：以「老」字做前綴（「老王同志」）、以職務為後綴（「李教授」「張主任」）等，就顯得很鄭重、有禮；對同齡人的稱謂可以多少隨便些，一般可以直呼其名，或用些常用的稱呼法，顯得隨和些；對年少的人稱謂多以「小」字做前綴，如「小孫」「小劉」，顯得親切。假如彼此不太熟悉，可以適當換用鄭重一些的稱謂。總之，不同年齡的人有不同的特點和要求，運用否定和批評的語言藝術不可等同視之。
5.批評也要適度
但凡為人處世都要有個「度」，否定和批評下級也是如此。度是一個哲學範疇，它指一個事物保持
恰當的批評也是一種激勵手段
